En central och betydande funktion ute på utlandsmyndigheterna

Magnus Lenefors har arbetat på Utrikesdepartementets (UD) personalenhets kompentensutvecklingsgrupp sedan 2014 och ansvarat för att utbilda de senaste två årgångarna av utrikesadministratörer. Han ser rollen som utrikesadministratör som en central och betydande funktion ute på utlandsmyndigheterna. Att vara utrikesadministratör innebär varierande samt ansvarsfulla arbetsuppgifter som inte sällan utförs under krävande omständigheter.

Magnus Lenefors
Magnus Lenefors, Utrikesdepartementet. Foto: Ninni Andersson/Regeringskansliet

God organisatorisk förmåga och nyfikenhet för andra kulturer

Som utrikesadministratör i utrikesförvaltningen har du, under chefen för utlandsmyndigheten, ansvar för allt verksamhetsstöd på utlandsmyndigheten. Enligt Magnus bör den som söker sig till tjänsten och utbildningen ha en god organisatorisk och logistisk förmåga.
– Det är även viktigt att du kan jobba självständigt, ta eget initiativ och är stresstålig. Det är viktigt att vara en lagspelare och visa öppenhet inför andra kulturer och miljöer.

För att ansöka till utbildningen som utrikesadministratör krävs svenskt medborgarskap, en avslutad akademisk grundexamen eller att du har tillgodogjort dig motsvarande kunskaper inom förvaltning, ekonomi, personalfrågor eller juridik samt har minst fem års arbetslivserfarenhet inom relevanta områden.
– Dessutom måste du kunna uttrycka sig väl i både tal och skrift på svenska och engelska. Kunskaper i ett annat världsspråk betraktas som en merit, men det är inget krav.

En process i flera steg

Rekryteringen eller ansökningen till att bli utrikesadministratör sker utifrån stegvisa gallringar. Den första är att UD:s personalenhets bemanningsgrupp gör en gransking av de ansökningar som har skickats in. Därefter får ett urval av de sökande göra ett personlighets- och presentationstest online. De kvarvarande får vidare delta i Assessment Center som utgörs av olika tester, intervjuer och gruppövningar. I en särskild bedömarkonferens väljs de ut som kommer att erbjudas anställning, efter att en antagningsnämnd har gett dem förord.

Efter ansökningsprocessen påbörjas utbildningen. Den omfattar cirka 12 veckor där teori och praktik varvas inom utrikesförvaltningens olika verksamhetsområden. Bland annat innefattar programmet utbildning inom praktiskt ledarskap, konsulära och civilrättsliga frågor, administration och en övergripande introduktion till UD samt utrikesförvaltningen.

Uthållighet och anpassningsförmåga

Samtliga anställda har vidare skyldighet att tjänstgöra i utrikesrepresentationen. Efter utbildning blir den kansliansvariga utlandsstationerad. De två första utlandsposteringarna sker oftast sker på en utlandsmyndighet utanför Europa och i en mer krävande miljö. Normalt sett har du två utlandsposteringar i följd. Varje postering, oavsett hemma eller ute på utlandsmyndigheten, omfattar 3-5 år.
– Att bo och arbeta långt hemifrån i olika miljöer ställer stora krav på anpassningsförmåga, uthållighet och ett stabilt psyke. Det gäller även eventuella medföljare. Att jämka samman två karriärer samt ordna barns skolgång kan ibland innebära stora utmaningar.