Tredje ambassadsekreterarprogrammet

Att jobba som tredje ambassadsekreterare/assistent/administratör innebär att stödja verksamheten på det administrativa området inom Utrikesprogrammet (UD) och/eller på våra utlandsmyndigheter.

Foto: Pontus Johansson/Regeringskansliet

Inom verksamhetsstödet söker vi nu tredje ambassadsekreterare/assistent/administratör för tjänstgöring i perioder om tre-fem år, växelvis på UD i Stockholm och på en utlandsmyndighet.

Om din anställning inleds på UD i Stockholm placeras du företrädesvis på någon av UD:s administrativa befattningar som enhets- eller gruppassistent. Här får du bland annat hantera mötes-, rese- och besöksplanering, sköta personalredovisning, vara it-kontaktperson och hantera enhetens budget och redovisning.

Om din anställning inleds med en placering på en utlandsmyndighet som tredje ambassadsekreterare föregås detta av en utbildningsperiod på ca 10-12 veckor. Den innehåller både teoretisk och praktisk utbildning inom utrikesförvaltningens olika verksamhetsområden. Efter avslutad utbildning blir du utlandsstationerad, oftast på en ort med krävande förhållanden. På en utlandsmyndighet kan arbetet bland annat innebära att hantera myndighetens arkiv, hjälpa nödställda svenskar, utfärda pass, hantera migrationsärenden samt sköta it-stöd/underhåll. Ibland ingår budget och redovisning i arbetsuppgifterna.

Ansökningsperiod

Ansökningsperioden för tredje ambassadsekreterarprogrammet 2017 är 24 oktober – 13 november 2016.

Ansökningskrav

För att vara behörig att söka krävs att du är svensk medborgare, har gymnasieutbildning och minst tre års arbetslivserfarenhet inom verksamhetsstöd, administration, förvaltning, ekonomi/redovisning eller annat område som bedöms relevant. Erfarenhet från Regeringskansliet eller relevant erfarenhet från annan statlig/offentlig verksamhet är meriterande. Det är viktigt att du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Det är önskvärt att du även har goda kunskaper i ytterligare ett världsspråk som franska, ryska, spanska eller tyska. Du har god allmän it-kompetens och goda kunskaper i Officepaketet. Det är en fördel om du redan har levt och arbetat utomlands, gärna i en krävande miljö. För att påbörja utbildning inför utlandsstationering krävs B-körkort.

Du har stort intresse för administrativt verksamhetsstöd. För att trivas i rollen är du strukturerad och självgående med en mycket välutvecklad servicekänsla. Du är ansvarstagande, noggrann, har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa kontakter. Det är viktigt att du har god förmåga att bemöta människor och du trivs med att arbeta i en mångkulturell miljö. Som medarbetare i utrikesförvaltningen behöver du vara lösningsorienterad och snabbt kunna anpassa dig till nya situationer.

Rekryteringsprocessen

Rekrytering av tredje ambassadsekreterare/assistent/administratör annonseras på sidan Lediga jobb och i externa medier.

Lediga jobb

Efter ett första urval utifrån ansökningshandlingarna får ett antal utvalda utföra ett personlighets- och prestationstest online. Nästa steg i urvalsprocessen är intervjuer och övningar vid ett Assessment Center och äger rum under februari 2017. Ett tiotal personer kommer att antas till programmet. Besked meddelas under februari/mars 2017. Individuell lönesättning tillämpas och utgår från en grundnivå som gäller samtliga som erbjuds anställning och därtill relevant arbetslivserfarenhet (minst tre år).

Samtliga anställda har skyldighet att tjänstgöra i utrikesrepresentationen. Under dina två första utlandsstationeringar, som normalt följer på varandra, placeras du företrädesvis på orter utanför Europa med krävande förhållanden. Beslut om placering fattas någon gång under mars/april 2017.

Utbildning

För dig som kommer att utlandsstationeras direkt inleds anställningen med ett utbildningsprogram om ca 10-12 veckor med start i maj 2017 och avslut i augusti. Programmet innehåller en introduktion till UD:s olika verksamhetsområden inom administration, ekonomi/redovisning, migration samt konsulära och civilrättsliga frågor. Utlandsstationeringen påbörjas i slutet av augusti/början av september 2017.

Du som placeras på UD i Stockholm kommer att inleda anställningen i augusti/september 2017 och få relevant utbildning under hösten.

Kontakt

Elisabet Jansén
Personalplanerare, Utrikesdepartementet
Telefon 08- 405 5711
e-post till Elisabet Jansén
Ulrika Ryberg
Personalplanerare, Utrikesdepartementet
Telefon 08-405 2950
e-post till Ulrika Ryberg