Sökingångar i arkiven

För att kunna hitta ett visst ärende eller en viss handling är det nödvändigt att veta vilket departement som har haft ansvar för det område handlingen eller ärendet berör.

I bilagan Fördelning av regeringsärenden mellan departement finns närmare uppgifter om vilket departement som har ansvar för olika områden. För att ta del av handlingar som finns hos departementen kontaktas departementets registratorskontor. För Utrikesdepartementet är departementets registratorskontor också dess sektion för arkiv. Regeringskansliets Arkivsupport och forskarsal kan hjälpa till och visa rätt.

Diarier

Diarierna utgör de främsta sökingångarna till Regeringskansliets arkiv. I diarierna finns uppgifter om diarienummer, departement, ingivare, skrivelsedatum, ärendemening med mera. Alla uppgifter, som inte är föremål för sekretess, är sökbara i de terminaler som är tillgängliga för allmänhetens sökning i Arkiv- och dokumentcentret. Utifrån sökresultat går det att komma vidare för att få mer information om det sökta ärendet eller den sökta handlingen.

I diarierna framgår om det diarieförda ärendet eller handlingen avgjorts genom ett regeringsbeslut, annat protokollfört beslut, ett brevsvar eller endast lagts till handlingarna, ad acta. Då handlingarna och ärendena i arkivet vanligen är ordnade efter den dag då de avslutades, har detta datum stor betydelse för sökning i arkivet.

Dossierplaner

En mycket stor del av Regeringskansliets handlingar hör varken till protokollförda regeringsärenden eller till ärenden som beslutas av Regeringskansliet. Dessa handlingar hålls ofta ordnade med hjälp av ett dossiersystem där handlingarna sorteras efter ämne. Detta gäller framför allt vid Utrikesdepartementet som har en stor arkivbildning enligt en omfattande dossierplan.

En stor del av de handlingar som sorteras efter ämne i Utrikesdepartementets delarkiv består av regeringens instruktioner till Sveriges ombud och andra representanter vid förhandlingar med annan stat eller vid förhandlingar med och möten inom EU och internationella organisationer samt inkomna rapporter från utlandsmyndigheterna. Handlingarna i UD:s dossierer är diarieförda i ett särskilt skrivelsediarium, där varje skrivelse har ett unikt nummer och en dossierbeteckning.