Sökingångar i arkiven
För att kunna hitta ett visst ärende eller en viss handling är det nödvändigt att veta vilket departement som har haft ansvar för det område handlingen eller ärendet berör.
I bilagan Fördelning av regeringsärenden mellan departement finns närmare uppgifter om vilket departement som har ansvar för olika områden. För att ta del av handlingar som finns hos departementens delarkiv kontaktas departementets registratorskontor. För att ta del av handlingar som finns i centralarkivet kontaktas Arkivsupport.
Diarier
Diarierna utgör de främsta sökingångarna till Regeringskansliets arkiv. I diarierna finns uppgifter om diarienummer, departement, ingivare, skrivelsedatum, ärendemening med mera. Alla uppgifter, som inte är föremål för sekretess, är sökbara i de terminaler som är tillgängliga för allmänhetens sökning i Regeringskansliets forskarsal. Utifrån sökresultat går det att komma vidare för att få mer information om det sökta ärendet eller den sökta handlingen. Då handlingarna och ärendena i arkivet vanligen är ordnade efter den dag då de avslutades, har detta datum betydelse för sökning i diariet.
Dossierplaner
Utrikesdepartementets äldre arkiv till och med 2008 är huvudsakligen ordnat efter ett dossiersystem där handlingarna sorterats efter ämne.
En stor del av de handlingar som sorteras efter ämne i Utrikesdepartementets arkiv består av regeringens instruktioner till Sveriges ombud och andra representanter vid förhandlingar med annan stat eller vid förhandlingar med och möten inom EU och internationella organisationer samt inkomna rapporter från utlandsmyndigheterna. Handlingarna i Utrikesdepartementets dossierer är diarieförda i ett särskilt skrivelsediarium, där varje skrivelse har ett unikt nummer och en dossierbeteckning.
