Frågor och svar om legalisering
Vad är en legalisering? Vad är en apostille? Hur gör jag och vad kostar det?
- Vad är en legalisering?
- Vad är en apostille?
- Min handling måste översättas innan den legaliseras. Kan Juridiska expeditionen göra det?
- Vilka dokument kan UD legalisera?
- Vilka dokument måste Notarius Publicus först bestyrka innan de kan legaliseras?
- Hur gör jag och vad kostar det?
- Vad ska jag tänka på när jag skickar handlingar till Juridiska expeditionen?
- Kan Juridiska expeditionen avgöra vilka av mina handlingar som behöver legaliseras?
- Kan jag få min handling legaliserad på en svensk ambassad?
- Hur länge dröjer det innan jag får min handling?
Vad är en legalisering?
En legalisering innebär att UD intygar att en namnteckning och sigill/stämpel på en svensk handling är äkta samt i vilken egenskap undertecknaren har skrivit på. En legalisering säger alltså ingenting om innehållet i handlingen.
En legalisering ska utfärdas av UD, i undantagsfall av en svensk ambassad. Den ska vanligen också bestyrkas av den utländska ambassad i Stockholm, som företräder det land där handlingen ska användas.
Vad är en apostille?
Enligt en internationell överenskommelse kan en apostille utfärdas på handlingar, som ska uppvisas i ett annat konventionsland. När en handling försetts med apostille-stämpeln, är den undantagen från legalisering av Utrikesdepartementet och varje form av bestyrkande, d.v.s. normalt krävs inget ytterligare godkännande från utländsk ambassad.
En fullständig förteckning över konventionsländerna finns på Haag-konferensens webbplats.
I Sverige har fr.o.m. 1 januari 2005 enbart Notarius Publicus rätt att utfärda apostille. Notarius Publicus utses av länsstyrelsen i varje län.
Min handling måste översättas innan den legaliseras. Kan Juridiska expeditionen göra det?
Nej, Juridiska expeditionen kan inte hjälpa till med översättning. Däremot kan legaliseringen göras på ett av följande språk: engelska, franska, spanska och svenska.
För att legalisera en översättning krävs att översättaren är en av Kammarkollegiet auktoriserad translator (OBS! inte tolk). För fullständig förteckning över auktoriserade translatorer samt kontaktuppgifter, se Kammarkollegiets hemsida, www.kammarkollegiet.se
Vilka dokument kan UD legalisera?
OBS! alla handlingar måste vara försedda med en stämpel, tjänstemans namnunderskrift i original samt namnförtydligande.
- allmänna handlingar från en statlig svensk myndighet t ex handlingar utfärdade av Patent- och Registreringsverket, Läkemedelsverket, Migrationsverket, Socialstyrelsen och Skatteverket
- registerutdrag och andra polisiära handlingar
- domstolshandlingar, t ex äktenskapsskillnad från tingsrätter (handlingarna måste vara stämplade att domen vunnit laga kraft)
- utdrag från dop-, födelse- och vigselbok från riks- och landsarkivet
- vigselbevis/vigselattester från borgerliga vigselförrättare
- betyg/intyg från universitet, högskolor
- handlingar undertecknade av Notarius Publicus
- handlingar undertecknade av svenska handelskammare
- översättningar gjorda av en auktoriserad translator (utsedd av Kammarkollegiet)
- dokument som inte är utfärdade i Sverige som har bestyrkts av respektive lands ambassad/konsulat i Sverige.
Detta är inte en fullständig förteckning så kontakta alltid Juridiska expeditionen om Du undrar över något.
Vilka dokument måste Notarius Publicus först bestyrka innan de kan legaliseras?
Notarius Publicus bestyrker handlingen. UD legaliserar Notarius Publicus namnteckning.
- Kopior (som saknar namnunderskrift i original)
- Handlingar utfärdade av privatpersoner (om inte personen står upptagen i Sveriges statskalender)
- Vigselbevis från icke borgerliga vigselförrättare
- Skolbetyg från grundskolan, såväl kommunala skolor som friskolor (nya regler fr o m 1 juli 2011)
- Fakturor, momsredovisningar, ursprungscertifikat, registrering av varumärke och andra import- och exportdokument, måste bestyrkas av en handelskammare eller Notarius Publicus innan UD kan legalisera dem
Kontakta alltid Juridiska expeditionen i förväg om du är osäker på vad som gäller för ditt dokument.
Hur gör jag och vad kostar det?
Varje legalisering av en handling kostar 180 kronor.
Handlingar som ska legaliseras kan lämnas in på Juridiska expeditionen eller skickas med post. Lämnar du in handlingen själv ska du helst betala med kort. Skickar du in handlingen med post betalar du till UD:s bankgiro 277-8082 (Swedbank). OBS! Bifoga kvitto på betalning.
När handlingen skickas med post måste du skriva ditt namn, adress och telefonnummer, och vilket land du ska använda handlingen i. Ange också om du vill att legaliseringen ska göras på svenska, engelska, franska eller spanska.
Om betalning inte skett till UD:s bankgiro eller i samband med personligt besök, skickas handlingen till dig mot postförskott till en kostnad av 60 kronor. Om du inte hämtar ut din handling och vill att vi skickar den en gång till kostar det 60 kronor till.
Om du vill att UD ska skicka din legaliserade handling direkt till en ambassad i Stockholm måste du skicka med ett kuvert. På kuvertet ska finnas ambassadens adress och det ska vara försett med frimärke(n).
Om du vill att handlingen ska skickas vidare med rekommenderad post kostar det 72 kronor. Skicka med ett adresserat kuvert (utan frimärke). Avgiften ska även vara betald tillsammans med kostnaden för legaliseringen.
Vidarebefordran av handlingar gäller endast om betalningen för legaliseringen gjorts i förväg och om kvittot för betalningen skickas in tillsammans med den handling som ska legaliseras.
Betalar du från utlandet kan du betala med check dragbar i svensk bank eller via inbetalning till UD:s bankkonto Swedbank 8901-1 903.839.855-9, uppge SWIFT SWEDSESS och fyll i (SCR) IBAN SE61 8000 0890 1190 3839 8559. Skicka även en kopia på inbetalningskvittot till Juridiska expeditionen.
Vad ska jag tänka på när jag skickar handlingar till Juridiska expeditionen?
Det skall alltid finnas en namnunderskrift (med namnförtydligande) i original på handlingen (du kan alltså inte faxa det till oss). Det är också viktigt att ta reda på vem som har utfärdat den. Kanske måste din handling först bestyrkas av t.ex. Notarius Publicus eller en handelskammare?
Förutom ditt eget namn, adress och telefonnummer, måste du också tala om i vilket land handlingen ska användas.
Handlingen återsändes mot postförskott om du inte kommit överens med Juridiska expeditionen om något annat.
Kan Juridiska expeditionen avgöra vilka av mina handlingar som behöver legaliseras?
Nej. Du måste själv ta reda på vilka handlingar den utländska myndigheten vill ha från dig. Det varierar från land till land.
UppKan jag få min handling legaliserad på en svensk ambassad?
Ambassaderna kan i vissa fall legalisera en handling. (För kontaktuppgifter se www.swedenabroad.com)
Hur länge dröjer det innan jag får min handling?
Handlingar, som lämnas in personligen, kan hämtas efter två arbetsdagar (eller sändas tillbaka med post).
Handlingar skickade med post: 2-5 dagar. Ibland kan det ta längre tid på grund av hög arbetsbelastning.
Legaliserade handlingar som inte hämtats ut inom sex månader makuleras/förstörs.
