Frågor och svar om legalisering

Vad är en legalisering?

En legalisering innebär att UD intygar att en namnteckning och sigill/stämpel på en svensk handling är äkta samt i vilken egenskap undertecknaren har skrivit på. En legalisering säger alltså ingenting om innehållet i handlingen.

En legalisering ska utfärdas av UD, i undantagsfall av en svensk ambassad. Den ska vanligen också bestyrkas av den utländska ambassad i Stockholm, som företräder det land där handlingen ska användas.

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Vad är en apostille?

Enligt en internationell överenskommelse kan en apostille utfärdas på handlingar, som ska uppvisas i ett annat konventionsland. När en handling försetts med apostille-stämpeln, är den undantagen från legalisering av Utrikesdepartementet och varje form av bestyrkande, d.v.s. normalt krävs inget ytterligare godkännande från utländsk ambassad.

En fullständig förteckning över konventionsländerna finns på Haag-konferensens webbplats.

I Sverige har fr.o.m. 1 januari 2005 enbart Notarius Publicus rätt att utfärda apostille. Notarius Publicus utses av länsstyrelsen i varje län.

• Haag-konferensens webbplats

Min handling måste översättas innan den legaliseras. Kan Juridiska expeditionen göra det?

Nej, Juridiska expeditionen kan inte hjälpa till med översättning. Däremot kan legaliseringen göras på ett av följande språk: engelska, franska, spanska och svenska.

För att legalisera en översättning krävs att översättaren är en av Kammarkollegiet auktoriserad translator (OBS! inte tolk). För fullständig förteckning över auktoriserade translatorer samt kontaktuppgifter, se Kammarkollegiets hemsida, www.kammarkollegiet.se

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Vilka dokument kan UD legalisera?

OBS! alla handlingar måste vara försedda med en stämpel, tjänstemans namnunderskrift i original samt namnförtydligande.

- allmänna handlingar från en statlig svensk myndighet t ex handlingar utfärdade av Patent- och Registreringsverket, Läkemedelsverket, Migrationsverket, Socialstyrelsen och Skatteverket

- registerutdrag och andra polisiära handlingar

- domstolshandlingar, t ex äktenskapsskillnad från tingsrätter (handlingarna måste vara stämplade att domen vunnit laga kraft)

- utdrag från dop-, födelse- och vigselbok från riks- och landsarkivet

- vigselbevis/vigselattester från borgerliga vigselförrättare

- betyg/intyg från universitet, högskolor

- handlingar undertecknade av Notarius Publicus

- handlingar undertecknade av svenska handelskammare

- översättningar gjorda av en auktoriserad translator (utsedd av Kammarkollegiet)

- dokument som inte är utfärdade i Sverige som har bestyrkts av respektive lands ambassad/konsulat i Sverige.

Detta är inte en fullständig förteckning så kontakta alltid Juridiska expeditionen om Du undrar över något.

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Vilka dokument måste Notarius Publicus först bestyrka innan de kan legaliseras?

Notarius Publicus bestyrker handlingen. UD legaliserar Notarius Publicus namnteckning.

- Kopior (som saknar namnunderskrift i original)

- Handlingar utfärdade av privatpersoner (om inte personen står upptagen i Sveriges statskalender)

- Vigselbevis från icke borgerliga vigselförrättare

- Skolbetyg från grundskolan, såväl kommunala skolor som friskolor (nya regler fr o m 1 juli 2011)

- Fakturor, momsredovisningar, ursprungscertifikat, registrering av varumärke och andra import- och exportdokument, måste bestyrkas av en handelskammare eller Notarius Publicus innan UD kan legalisera dem

Kontakta alltid Juridiska expeditionen i förväg om du är osäker på vad som gäller för ditt dokument.

Hur gör jag och vad kostar det?

Handlingar som skall legaliseras kan lämnas in på Juridiska expeditionen. Betalning ska då i första hand ske med kort. Handlingar kan även skickas in med post. Inbetalning görs till UD:s bankgiro 277-8082 (Swedbank). OBS! Bifoga kvitto på betalning.

När handlingen skickas med post måste du, förutom ditt namn, adress och telefonnummer, ange det land där du ska använda handlingen. Ange också om du vill att legaliseringen skall göras på svenska, engelska, franska eller spanska.

Om betalning inte skett till UD:s bankgiro eller i samband med personligt besök, återsänds handlingen mot postförskott till en kostnad av 60 kronor. En ytterligare postförskottsavgift på 60 kronor tas ut om en ej uthämtad försändelse efter överenskommelse ska skickas tillbaka en andra gång.

Vill du att UD direkt ska skicka handlingen vidare till en ambassad i Stockholm, måste du skicka med ett adresserat (ambassadens adress) och frankerat kuvert. Detta förutsätter att betalning har skett i förväg.

Kostnad: 180 kronor/legalisering.

Vid betalning från utlandet kan inbetalning göras med check dragbar i svensk bank eller via inbetalning till UD:s bankkonto Swedbank 8901-1 903.839.855-9, uppge SWIFT SWEDSESS och fyll i (SCR) IBAN SE61 8000 0890 1190 3839 8559. Skicka även kopia på inbetalningskvittot till Juridiska expeditionen.

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Vad ska jag tänka på när jag skickar handlingar till Juridiska expeditionen?

Det skall alltid finnas en namnunderskrift (med namnförtydligande) i original på handlingen (du kan alltså inte faxa det till oss). Det är också viktigt att ta reda på vem som har utfärdat den. Kanske måste din handling först bestyrkas av t.ex. Notarius Publicus eller en handelskammare?

Förutom ditt eget namn, adress och telefonnummer, måste du också tala om i vilket land handlingen ska användas.

Handlingen återsändes mot postförskott om du inte kommit överens med Juridiska expeditionen om något annat.

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Kan Juridiska expeditionen avgöra vilka av mina handlingar som behöver legaliseras?

Nej. Du måste själv ta reda på vilka handlingar den utländska myndigheten vill ha från dig. Det varierar från land till land.

• Legalisering och Juridiska expeditionen på UD

Kan jag få min handling legaliserad på en svensk ambassad?

Ambassaderna kan i vissa fall legalisera en handling. (För kontaktuppgifter se www.swedenabroad.com)