Nytt åtgärdspaket ska förbättra hanteringen av allmänna handlingar

I december 2017 gav utrikesminister Margot Wallström utrikesdepartementets rättschef i uppdrag att tillsammans med en arbetsgrupp ta fram förslag på hur hanteringen av allmänna handlingar på UD kan förbättras. Idag 28 februari överlämnade rättschefen rapporten till utrikesministern. En rad åtgärder vidtas nu för att förbättra hanteringen av handlingar.

– Offentlighetsprincipen är en grundläggande del av demokratin, och vi måste hantera allmänna handlingar korrekt, säger Margot Wallström.

Med avstamp i rapporten införs nu ett genomgripande åtgärdsprogram för att förbättra hanteringen av allmänna handlingar. Programmet kommer att löpa under hela 2018 och omfattar bland annat en obligatorisk e-utbildning om offentlighet och sekretess, ett nytt informationspaket på utrikesförvaltningens intranät, en stärkt tillsyn, och ett förtydligat chefsansvar för hanteringen av allmänna handlingar.

− Det är ett genomgripande åtgärdsprogram som kommer att prioriteras under hela året, säger Margot Wallström.

Rättschefen kommer på utrikesministerns uppdrag att följa åtgärderna noga under året. Rättschefen kommer även att återrapportera om resultatet av Handling 2018 före årets slut.

 

Frågor och svar:

Vad innebär UD:s nya åtgärdsprogram?

Vi genomför under hela 2018 ett konkret åtgärdsprogram för att förbättra utrikesförvaltningens hantering av allmänna handlingar. Det kommer att beröra varje medarbetare, hemma och på utlandsmyndigheterna.

Varje enhet på UD och varje utlandsmyndighet ska utarbeta handlingsplaner för hanteringen av allmänna handlingar utifrån förutsättningarna på respektive arbetsplats.

Regelverket och annan information har uppdaterats och görs mer lättillgängliga på UD:s intranät. Vi stärker stödet till organisationen.

UD:s e-utbildning om offentlighet och sekretess görs obligatorisk.

Hur vi hanterar allmänna handlingar kommer att tas upp på varje verksamhetsdialog, varje chefsåterkoppling och varje inspektion under 2018.

Hur hela åtgärdsprogrammet genomförs kommer att följas upp av rättschefen månadsvis.

Varför görs det här nu?

UD har jobbat under längre tid för att förbättra hanteringen av allmänna handlingar. De insatserna har inte räckt. Därför tog utrikesministern initiativet att be om förslag till hur UD på ett mer genomgripande sätt kunde förbättra hanteringen. De förslagen presenterades den 28 februari. De genomförs under 2018 som ett sammanhållet åtgärdsprogram – Handling 2018 – som berör hela organisationen.

Hur kommer åtgärdsprogrammet att märkas?

Först och främst genom en bättre hantering av allmänna handlingar.
Organisationen ges nu en tydlig signal om att detta arbete är prioriterat för hela organisationen.

Medarbetarna kommer att märka att de ges bättre utbildning, bättre information, och bättre möjlighet att få stöd i hanteringen av allmänna handlingar.

Både chefer och medarbetare kommer att märka att genomförandet av åtgärderna kommer att följas upp tydligt.

Förändring på djupet tar tid, men vi tror att effekten av kraftsamlingen i Handling 2018 kommer att märkas inom och utanför UD.