Utrikesadministratör – ett viktigt och varierande arbete med världen som arbetsfält

Publicerad

Elisabet Jansén arbetar på Utrikesdepartementets (UD) personalenhet och är rektor för Utrikesadministratörsprogrammet. Rollen som utrikesadministratör ser hon framför allt som rolig, ansvarsfylld och väldigt omväxlande.

Elisabet Jansén
Elisabet Jansén, Utrikesdepartementet. Foto: Rasmus Eljanskog/Regeingskansliet

Ledarroll med brett ansvar

Som utrikesadministratör arbetar du med verksamhetsstöd på en utlandsmyndighet eller på UD. Enligt Elisabet Jansén bör den som söker sig till utbildningen ha bred administrativ erfarenhet och vara beredd att ta stort ansvar.

– Vi behöver tusenkonstnärer. En utrikesadministratör måste kunna axla rollen som personalchef, ekonomichef, fastighetschef, it-chef och säkerhetschef på en och samma gång.

Hon lyfter fram lyhördhet och flexibilitet som två viktiga egenskaper för en utrikesadministratör, som behöver kunna anpassa sig till nya situationer snabbt.

– Du måste kunna vända på en femöring. Du kan till exempel vara mitt uppe i att granska ett hyreskontrakt när det plötsligt dyker upp ett konsulärt ärende och du måste kasta dig iväg till ett sjukhus eller ett fängelse där en svensk medborgare befinner sig.

Både teori och praktik

Antagningen till Utrikesadministratörsprogrammet sker i flera steg. Först granskar UD:s personalenhets bemanningsgrupp de ansökningar som skickats in. Därefter får ett urval av de sökande göra ett personlighets- och presentationstest online. Slutligen får de som går vidare i processen delta i ett Assessment Center där de genomgår olika tester, intervjuer och gruppövningar.

Utbildningen, som ges på heltid under mars till augusti, innehåller bland annat ekonomiadministration, verksamhetsplanering, ledarskap, konsulära och civilrättsliga frågor samt en övergripande introduktion till UD och utrikesförvaltningen. Under programmet varvas teori med flera praktikperioder, både i Stockholm och utomlands.

– Vi har förlängt utbildningen från fyra månader till sex månader. Det är just för att möjliggöra ordentlig praktik på både en utlandsmyndighet och olika enheter här på UD i Stockholm.

Efter utbildningen

När utbildningen avslutas stationeras du på en ambassad, ett konsulat eller en representation någonstans ute i världen, där du arbetar i tre till fem år.

– Oftast gör du din första utlandsstationering i ett land utanför Europa med utmanande levnadsvillkor. Därefter följer normalt ytterligare en utlandsstationering på tre till fem år. Sedan fortsätter du att rotera och varvar arbete på utlandsmyndigheter med arbete på UD i Stockholm, där du arbetar med verksamhetsstöd eller konsulära frågor.

Själv började Elisabet Jansén på UD 1980 och kan se tillbaka på 38 spännande år i utrikesförvaltningen. Hon rekommenderar varmt alla intresserade att söka.

– Det kan vara utmanande stundtals, men ett roligare jobb finns inte.