Så enkelt som möjligt för så många som möjligt SOU 2011:27

Förslag och bedömningar kring delegationens prioriterade e-förvaltningsprojekt

Fem förvaltningsgemensamma e-förvaltningsprojekt prioriterades av delegationen under 2010. Fyra förstudier har tagits fram och det femte projektet, Minskat uppgiftslämnande, avvaktar beslut från regeringen. Delegationen har beslutat om den fortsatta hanteringen av de fyra projekten enligt följande.

E-arkiv och e-diarium

I förstudien E-arkiv och e-diarium har förutsättningarna för att skapa gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för myndigheter utretts. Resultatet visar att bara en femtedel av myndigheterna har infört e-arkiv. Enligt förstudien skulle det underlätta för många myndigheter att kunna ansluta sig till eller samverka kring gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium.

Delegationen föreslår att regeringen:

• ger Riksarkivet i uppdrag att leda arbetet med att stegvis införa gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter,
• ger Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för vidareutveckling och förvaltning av de förvaltningsgemensamma specifikationer som utarbetas inom delegationen och som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna, och
• tillsätter en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll kring e-arkiv och e-diarium.

Delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting.

Mina sidor för privatpersoner

I en förstudie har analyserats vilka behov som finns av en central Mina sidor för privatpersoner. Slutsatsen är att målgrupper som har flera pågående ärenden med flera offentliga organisationer, till exempel arbetssökande, långtidssjukskrivna och småbarnsföräldrar, har störst behov av att samla ärendena på en plats. En central Mina sidor kan även innehålla funktioner för att ta emot meddelanden, lämna e-fullmakter och få övergripande information, allt genom en säker inloggning.

Delegationen avser att ta fram en plan för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster för privatpersoner så att de kan ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter utifrån prioriterade behov.

E-tjänst över näringsidkare

Enligt förstudien E-tjänst över näringsidkare finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör behörighetskontroller av företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer.

Delegationen bedömer att det fortsatta arbetet med att ta fram en sådan gemensam tjänst, bör drivas av samverkansgruppen Starta och Driva företag.

Förvaltningsgemensam tjänstekatalog

En prototyp över en förvaltningsgemensam tjänstekatalog har tagits fram. Tjänstekatalogen är tänkt att samla elektroniska tjänster från myndigheter, kommuner och landsting. Syftet är att underlätta för utvecklare att ta fram nya tjänster för privatpersoner, företag och offentlig sektor.

Delegationen bedömer att Jordbruksverket, som har lett arbetet med att ta fram prototypen, bör går vidare med att skapa en förvaltningsgemensam tjänstekatalog som i ett första skede vänder sig till myndigheter, kommuner och landsting.

Nya prioriterade e-förvaltningsprojekt under 2011

Delegationen prioriterar ett nytt förvaltningsgemensamt projekt under 2011. Det handlar om att underlätta informationsutbyte mellan myndigheter, kommuner och landsting för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag.

Effektivare informationsförsörjning

I projektet ska utredas hur informationsförsörjningen inom förvaltningen kan effektiviseras. Delegationen har valt att studera transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd. Idag inhämtas en stor del av information som krävs för att handlägga biståndet via telefon, brev, blanketter, formulär och e-post. Handläggningstiden är lång och risken för fel är stor. Projektet kommer att undersöka hur informationsutbytet kan effektiviseras med utgångspunkt från två möjliga vägval: antingen via nuvarande decentraliserade modell eller via en centraliserad modell. Centrala studiestödsnämnden (CSN) leder projektet som avslutas i slutet av 2011. Ytterligare förstudieprojekt är under beredning och kommer att startas under året. Dessa kommer att redovisas i nästa betänkande.

Vägledningar

Delegationen har tagit fram flera vägledningar jämte riktlinjer för sociala medier som har till syfte att stödja utveckling av och samverkan inom e-förvaltningen. Delegationen arbetar för närvarande med att ta fram och utveckla följande vägledningar:

• Vägledning för webbutveckling, som bland annat beskriver hur webbplatser och interaktiva gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt.
• Vägledning för automatiserad samverkan, hur man får till ett enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte.
• Vägledning för behovsanalys, hur man går till väga för att utveckla tjänster som möter användarnas behov.
• Vägledning för nyttorealisering, exempel på verktyg som kan användas i verksamhetsutveckling för att realisera nyttor.
• Vägledning för vidareutnyttjande av offentliga handlingar. Dessutom pågår ett terminologiarbete inom delegationen med att ta fram gemensamma definitioner av termer som används i e-förvaltningsarbetet.