Utrikesadministratörsprogrammet

Utrikesadministratörsprogrammet är ett program som förbereder blivande kansliansvariga/handläggare för ett arbete på Sveriges utlandsmyndigheter och på Utrikesdepartementet i Stockholm.

En man och en kvinna står bredvid varandra och tittar i papper.
Samuel Sandberg Bremell, utrikesadministratör, och lokalanställde Shamim Ddembe, administrativ assistent med ansvar för fastighetsfrågor. Foto: Sveriges ambassad i Kampala, Uganda

Inom verksamhetsstödet söker vi kansliansvariga/handläggare för tjänstgöring på våra utlandsmyndigheter och på departementet. Anställningen inleds med en utbildningsperiod på cirka sex månader som innehåller både teoretisk och praktisk utbildning inom utrikesförvaltningens olika verksamhetsområden.

Efter avslutad utbildning blir du utlandsstationerad på en av våra utlandsmyndigheter, där du ansvarar för allt verksamhetsstöd direkt under chefen för myndigheten. I arbetet ingår att tjänstgöra växelvis i olika delar av världen där Sverige är representerat och i hemmaorganisationen, företrädesvis på någon av de administrativa enheterna (t.ex. ekonomienheten, planeringstaben, personalenheten, kansliet för de Stockholmsbaserade sändebuden).

Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta följande områden:

  • verksamhetsplanering och ekonomisk styrning (redovisning, budget och internkontroll)
  • personalfrågor och arbetsledning
  • fastighets- och säkerhetsfrågor
  • krisberedskap och konsulära frågor
  • migrationsfrågor
  • kommunikations- och it-relaterade frågor
  • arkiv
  • informations- och kulturfrågor, Sverigefrämjande

Ansökningsperiod

Ansökningsperioden för utrikesadministratörsprogrammet 2019 äger rum under 20 aug – 9 september 2018. Se annons under Lediga jobb Kansliansvarig/handläggare - ansvara för verksamhetsstöd inom bland annat ekonomi med tjänstgöring över hela världen.

Ansökningskrav

För att vara behörig att söka krävs att du är svensk medborgare, har akademisk utbildning och minst fem års arbetslivserfarenhet inom förvaltning, ekonomi, personalfrågor, juridik eller annat område som bedöms tillämpligt. Erfarenhet från Regeringskansliet eller annan relevant erfarenhet från statlig/offentlig verksamhet är meriterande. Det är viktigt att du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska.

Det är önskvärt att du även har goda kunskaper i ytterligare ett språk som franska, ryska, spanska, tyska eller arabiska liksom erfarenhet av redovisning och personalledning, samt god it-kompetens inklusive goda kunskaper i Officepaketet. Det är en fördel om du redan har levt och arbetat utomlands, gärna i en krävande miljö.

För att påbörja utbildningen krävs B-körkort.

Du har ett stort intresse för administration, organisation, ekonomi/redovisning och verksamhetsstyrning. För att trivas i rollen är du driven, strukturerad och har mycket god organisatorisk och logistisk förmåga. Du har god analytisk förmåga och har förmåga att arbeta inom ett brett spektrum av frågor samtidigt. Du är van att arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du är ansvarstagande och har lätt för att skapa kontakter. Som arbetsledare behöver du kunna bygga ett lag och ha god samarbetsförmåga. Det är viktigt för oss att du har en mycket välutvecklad servicekänsla och förmåga att bemöta människor. Du trivs med att arbeta i en mångkulturell miljö. Som medarbetare i utrikesförvaltningen är du lösningsorienterad och kan snabbt anpassa dig till nya situationer.

Rekryteringsprocessen

Rekrytering av kansliansvariga annonseras på sidan Lediga jobb och i externa medier.

Efter ett första urval utifrån ansökningshandlingarna får ett utvalt antal utföra ett personlighets- och prestationstest online.

Nästa steg i urvalsprocessen är intervjuer och övningar vid ett Assessment Center som äger rum under november månad 2018.
10-15 personer kommer att antas till programmet. Besked meddelas under december månad. Individuell lönesättning tillämpas och utgår från en grundnivå som gäller samtliga som erbjuds anställning och därtill relevant arbetslivserfarenhet (minst fem år).

Samtliga anställda har skyldighet att tjänstgöra i utrikesrepresentationen. Under din första utlandsstationering, placeras du företrädesvis på en ort utanför Europa med förhållandevis krävande förhållanden.

Varje placering varar mellan tre-fem år.

Utbildning

Anställningen inleds med ett utbildningsprogram om ca 6 månader, med start i februari/mars 2019 och avslut i augusti. Programmet innehåller en introduktion till, samt praktik inom, UD:s olika verksamhetsområden såsom ekonomi och administration, migration och konsulära och civilrättsliga frågor. Utlandsstationeringen påbörjas i slutet av augusti/början av september 2019.

Kontakt

Ulrika Ryberg
Personalplanerare, Utrikesdepartementet
Telefon 08-405 10 00
e-post till Ulrika Ryberg
Maria Martignier
Personalplanerare, Utrikesdepartementet
Telefon 08-405 10 00
e-post till Maria Martignier