Artikel från Utrikesdepartementet

Diarieföring i utrikesförvaltningen

Publicerad 04 december 2017

- Påståenden att UD skulle ha undanhållit information är felaktiga. Bristande diarieföring beror inte på avsikt, utan på att rutiner inte har följts. Offentlighetsprincipen gäller och vi agerar för att det ska bli rätt i framtiden, säger utrikesminister Margot Wallström.

UD förbättrar och stärker kontinuerligt arbetet med att på ett korrekt sätt hantera handlingar. Utrikesförvaltningen är en stor organisation inräknat ett hundratal utlandsmyndigheter – och med ett stort flöde av dokument. Det innebär utmaningar när det gäller utbildning och registrering av allmänna handlingar. UD har givetvis ett ansvar att varje handling ska hanteras på rätt sätt.

UD kan konstatera att det har funnits brister med handlingar som inte registrerats inom rimlig tid. Dock har inga handlingar på ett medvetet sätt undanhållits allmänheten. När Dagens nyheter frågade efter handlingen registrerades den och håller på att sekretessprövas.

- Jag har idag gett UD:s rättschef i uppdrag att tillsätta en arbetsgrupp som ska gå till botten med vilka åtgärder som behövs för att utrikesförvaltningen ska kunna hantera handlingar korrekt i framtiden. Arbetsgruppen ska redovisa sitt arbete till mig senast den sista februari 2018, säger Margot Wallström. Hon fortsätter:

- UD har många och stora utlämningsärenden, och har hittills i år tagit emot 598 begäranden om utlämnande av allmän handling. Vi arbetar sedan tidigare bland annat med en begäran från Dagens Nyheter om utlämning av handlingar som innehåller information om 74 000 mail. Dessa måste sekretessprövas individuellt. UD arbetar ständigt för att leva upp till kraven i offentlighetsprincipen. Det arbete som nu inleds under rättschefens ledning ska ge konkreta förslag till hur hanteringen inom UD ska förbättras.

Att UD skulle använda ett "parallellt datasystem för att skicka meddelanden och dokument utan allmänhetens insyn" som Dagens nyheter skriver stämmer inte. Det UD uppfattar att Dagens nyheter syftar på är ett vanligt arbetsverktyg i Regeringskansliets tekniska system som används i det dagliga arbetet inom kansliet, inom vilket en arbetsyta användes av en arbetsgrupp under kampanjen för säkerhetsrådet. Arbetsgruppen, där även anställda vid FN-representationen i New York ingick, var tidsbegränsad och syftet var att på ett resurseffektivt sätt arbeta gemensamt. Det som brustit är att resultatet – en stor handling – borde ha registrerats när kampanjarbetet var över. Det skedde inte. Nu har åtgärder satts in för att säkra att handlingarna i arbetet under säkerhetsrådskampanjen registreras korrekt. Det inkluderar stöd till såväl berörd enhet som till FN-representationen i New York, som inte registrerat alla handlingar på ett korrekt sätt.

Dagens nyheter skriver slutligen också att handlingar förkommit på UD. Frågan om förkomna handlingar som registrerats från och med 2008 är föremål för pågående granskning i Konstitutionsutskottet, KU. UD kommenterar inte pågående KU-ärenden annat än att organisationen räknar med att de åtgärder som vidtas för att säkra en korrekt hantering av handlingar i hela organisationen också har förutsättningar att minska risken för att handlingar förkommer.

Kandidaturen till säkerhetsrådet har granskats av både konstitutionsutskottet och utrikesutskottet.