Regeringskansliets integritetspolicy

Personuppgiftsansvar

Regeringskansliet (org.nr 212100-3831) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Offentlighetsprincipen

Regeringskansliet är en statlig myndighet. Meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. 

De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att Regeringskansliets behandling ska vara laglig krävs att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig, för att fullgöra rättsliga förpliktelser, nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk  person eller för att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Personuppgifter kan också behandlas om det finns samtycke.

Alla behandlingar ska finnas i en gemensam förteckning. Det gör att Regeringskansliet på ett systematiskt sätt kan kontrollera att  behandlingar har en rättslig grund. De olika departementen, Statsrådsberedningen och Förvaltningsavdelningen ansvarar för att registret är uppdaterat. För tillgång till förteckningen kontakta Förvaltningsavdelningen rättssekretariatet.

Insamling och behandling av personuppgifter

Regeringskansliet samlar endast in och behandlar personuppgifter som är relevanta för de angivna ändamålen med de register som förs.

Så här behandlar Regeringskansliet personuppgifter om anställda och uppdragstagare

Som arbetsgivare får Regeringskansliet lagligt behandla personuppgifter om anställda och uppdragstagare i den utsträckning det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtalet.

Så här behandlar Regeringskansliet personuppgifter om arbetssökande

Personuppgifterna kommer bara att användas inom Regeringskansliet för rekryteringsändamål och statistisk uppföljning. Uppgifterna är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekrytering. Du som ansöker tjänster via Regeringskansliets rekryteringsverktyg samtycker till personuppgiftsbehandling via webben. Dina uppgifter i samband med ansökan, CV, personligt brev och annan information som du lämnar kommer att lagras i rekryteringsdatabasen i två år efter att rekryteringsärendet avslutats enligt Regeringskansliets gallringsföreskrifter.

Personuppgifterna för den som anställs kommer att bevaras.

Regeringskansliet använder sig här av ett så kallat personuppgiftsbiträde.

Så här behandlar Regeringskansliet personuppgifter vid beställning av
informationsmaterial, nyhetsbrev, prenumerationer, anmälningar till
utbildningar och konferenser

Personuppgifter (namn, adress och e-post) som lämnas i samband med en prenumeration eller beställning av informationsmaterial sparas bara så länge som du är prenumerant eller så länge det krävs för att kunna göra utskicket eller beställningen. Du samtycker till personuppgiftsbehandlingen och kan närsomhelst avsluta din prenumeration.

Ändra eller avsluta din prenumeration på utskick från regeringen.se

Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post) som lämnas i samband med anmälningar till utbildningar, konferenser och andra evenemang sparas bara så länge som det krävs för administrationen av utbildningen eller konferensen.

I vissa fall använder Regeringskansliet sig av s.k. personuppgiftsbiträde.

Lagringstider

Personuppgifter rensas, gallras eller avidentifieras regelbundet. De personuppgifter Regeringskansliet samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och skyldigheter enligt lag. Personuppgifter sparas dock aldrig under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Anställdas personuppgifter raderas kort tid efter det att anställningen avslutats. Det avser exempelvis arbetstagarens e-postkonto eller uppgifter om arbetstagare på webbplatser. Andra personuppgifter kan det vara nödvändigt att bevara under en längre tid, exempelvis uppgifter som är nödvändiga för utbetalning av pension.

Lämnas personuppgifter ut till andra mottagare?

Allmänna handlingar kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till journalister och enskilda som begär att få ta del av allmänna handlingar. Regeringskansliet är skyldig att lämna personuppgifter till Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Statistiska centralbyrån och Regeringskansliets upphandlade bank. Personuppgifter kan också lämnas till våra avtalspartners och it-leverantörer.

I Regeringskansliets verksamhet används ett antal olika it-tjänster och it-system. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara Regeringskansliets personal som har tillgång till personuppgifterna i  dem. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är installerade hos leverantören eller är molnlösningar och då överförs personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på Regeringskansliets uppdrag och enligt våra instruktioner.

Säkerhetsåtgärder

Regeringskansliet vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all information som Regeringskansliet behandlar skyddas  från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse.

All utveckling av våra system, tjänster och verksamhet i övrigt sker med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter

Regeringskansliet ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Regeringskansliet kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Beroende på vilken laglig grund behandlingen bygger på har du rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att Regeringskansliet inte omedelbart får radera dina personuppgifter. Regeringskansliet kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftning.

Beroende på vilken laglig grund behandlingen bygger på har du rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Begäran om registerutdrag och rättelse

Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter som Regeringskansliet registrerar och behandlar i sina register om dig. Kontakta oss skriftligen (brev eller e-post) samt ange ditt namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress (som använts i kommunikation med Regeringskansliet). Utdraget sänds till din folkbokföringsadress.

Regeringskansliet
Förvaltningsavdelningen
103 33 Stockholm

Kontakt

Regeringskansliets dataskyddsombud
e-post till Regeringskansliets dataskyddsombud